Das System hinter der Mentorin, die Systeme lehrt
Wie Anni Schmoll – Social Media Managerin und Mentorin für Social Media Managerinnen – ihre Klientinnen-Betreuung von Excel-Sheets und WhatsApp in ein skalierbares ClickUp-System verlagert: mit Onboarding, Zieltracking, KPI-Dashboards und einem Klientinnen-Hub, der mit jedem neuen Premium-Kunden mitwächst.
laufender Support seither
statt Excel & WhatsApp
als Vorlage duplizierbar
neue Premium-Klientinnen
Anni Schmoll betreut nicht nur Social-Media-Kundinnen, sondern begleitet als Mentorin Social Media Managerinnen dabei, mit Premium-Klienten und klaren Prozessen zu skalieren. Genau diese Strukturen – Systeme & Prozesse, Client Management – gehören zum Kern ihres Programms. Ihr eigenes Backend lief aber noch über Excel-Sheets und WhatsApp und wurde mit jeder neuen Klientin unübersichtlicher.
Betreuung in Excel-Sheets
Ziele, Aktionsschritte und Fortschritte lagen in Tabellen. Für die Klientinnen war kaum sichtbar, wo sie stehen und was als Nächstes ansteht.
Support über WhatsApp
Individueller Support im Gruppenprogramm lief über private Chats – vermischt mit allem anderen, schwer nachvollziehbar und nicht skalierbar.
Jede Klientin von Hand aufgesetzt
Onboarding, Strategie und Tracking mussten für jede neue Kundin manuell neu gebaut werden – Zeit, die beim Wachsen fehlt.
KPIs ohne festen Ort
Followerzahlen, Impressionen und Account-Entwicklung wurden nicht zentral getrackt – Erfolge waren schwer sichtbar zu machen.
Wir haben in ClickUp einen Raum aufgebaut, der die komplette Klientinnen-Journey abbildet – vom Onboarding über die Strategie bis zum laufenden Tracking. Das Herzstück: ein Vorlagen-Set, das Anni für jede neue Klientin per Klick dupliziert. Struktur bleibt gleich, der Aufwand pro Kundin sinkt drastisch.
Onboarding-Formular
Neue Klientinnen füllen einen strukturierten Fragebogen aus. Die Angaben landen aufbereitet im System – professionell statt als loser Rohdatensatz.
Gap-Analyse
Ein einmaliger Schritt zwischen Onboarding und Strategie: Wo steht die Klientin, wo will sie hin? Die Basis für jeden individuellen Aktionsplan.
Projektplan & Ziele je Klientin
Aktionsschritte und Ziele liegen in eigenen, freigegebenen Listen. Jede Klientin verfolgt ihren Fortschritt wie in einem echten Projektplan.
KPI-Dashboard & Kunden-Hub
Followerzahlen, Impressionen und Account-Entwicklung an einem Ort – plus Diagramme, die den Fertigstellungsgrad je Themenbereich zeigen.
Chat direkt im Dashboard
Individueller Support im Gruppenprogramm läuft jetzt pro Klientin im Dashboard – Fragen und Feedback an einem Ort, ohne WhatsApp-Wirrwarr.
Vorlagen-System zum Duplizieren
Onboarding, Gap-Analyse, Projektplan, Ziele und Dashboard liegen als Template-Ordner bereit – für jede neue Klientin in Sekunden aufgesetzt.
Journey verstehen
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einer Klientin – vom ersten Fragebogen bis zum Ergebnis? Wo geht Zeit verloren?
Hub aufbauen
Onboarding, Ziele, Projektplan und Dashboards werden in ClickUp abgebildet – klar und für Klientinnen nutzbar.
Zur Vorlage machen
Das komplette Setup wird als Template gesichert – ein Klick, und die nächste Klientin ist startklar.
Laufend optimieren
Im monatlichen Support entwickeln wir das System weiter – passend zum wachsenden Business.
Aus Excel-Tabellen und WhatsApp-Chats ist ein professioneller Klientinnen-Hub geworden. Anni kann heute mehrere Premium-Klientinnen gleichzeitig auf hohem Niveau betreuen – strukturiert, sichtbar und skalierbar. Genau das System, das zu einer High-Value-Positionierung passt.
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Onboarding in Minuten
Neue Klientinnen werden per Vorlage aufgesetzt – kein manuelles Neubauen für jede Kundin mehr.
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Fortschritt sichtbar gemacht
Klientinnen sehen ihre Ziele, Aktionsschritte und KPIs auf einen Blick – das stärkt Vertrauen und Ergebnisse.
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Support ohne WhatsApp-Chaos
Individuelle Betreuung läuft strukturiert im Dashboard – professionell und nachvollziehbar.
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Skalierbar & gepflegt
Ein System, das mit jedem neuen Premium-Kunden mitwächst – seit 2024 laufend von ASTING betreut.
Die Systeme & Prozesse, die High-Value-Social-Media-Managerinnen ausmachen, brauchen ein Fundament, das trägt – und mit jeder Premium-Klientin mitwächst.
Ob Agentur, Coaching oder Dienstleistung mit vielen Kund:innen: In einem kostenlosen Klarheitsgespräch zeigen wir, wie ein duplizierbarer ClickUp-Hub Ihre Betreuung professionell und skalierbar macht.
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